Тема первая: 5 ошибок которые делают пользователи при вводе инфы в электронные таблицы:

1.Названия лучше записывать без кавычек и абревиатуру формы собственности лучше указывать в конце строки. Тогда появится возможность сортировать список по алфавиту.
2.Адрес лучше разбить на несколько столбцов. Отдельно указать город/село, отдельно название улицы и номер дома. Слово улица лучше вообще не писать или писать после названия. Либо в заглавии столбца указать улица/дом, и в записях указывать только название. Это позволит сортировать список и делать выборку по городам/селам, по улицам и т.д.
3.То-же самое с реквизитами. Нужно разбить в отдельные столбцы расчетный счет, МФО, название банка, ИНН клиента и т.д. В самих записях буквы «р/с» лучше не ставить. И тогда можно будет сортировать список и делать выборку по отдельным банкам.
4.Часто пользователи объединяют несколько ячеек, когда кажется что длинная строка не вмещается, либо по какой то другой причине. Иногда бывает нужно центрировать заголовок и для этого тоже делается объединение ячеек “Merge cells”. Если у вас большая таблица с большим количеством строк, тогда вам скорее всего нужно будет как то сортировать ваш списко. И тогда объединенные ячейки будут вам мешать. Программа просто выдасть ошибку. Лучше отказаться от объединений и делать компоновку внешнего вида таблицы другими методами.
5.В столбце «Баланс», или в любом другом столбце где указаны большие денежные значения, пользователи часто вводят разделители в виде запятых, точек или пробелов. Это делается для удобства чтения денежных сумм. Но программа принимает такие значения как текстовые и в дальнейшем появляется затруднение в обработке этих значений и выполнения с ними простейших арифметических операций. Целесообразней указать формат ячеек как цифровой с разделителями 1000, с отображением сотых (двумя значениями после запятой). Это можно сделать выделив нужный столбец и нажав правую кнопку мыши, в ниспадающем меню войти в “Format cells”. Далее выбрать формат “Number”, поставить галочку на “Use 1000 Separator” и значение 2 в “Decimal places”. И тогда данные будут иметь удобный для чтения вид и с ними можно будет выполнять любые арифметические операции.

Отредактировано Aznaur (14-04-2012 23:28:58)

Устранив эти ошибки вы получите возможность более широко манипулировать данными и почувствуете что работать с таблицей стало намного проще и эффективнее. Если ваша таблица оптимизирована нужным образом, вы можете сделать автофильтр и производить выборку данных несколькими кликами мыша. Для этого нужно выделить строку на которой указаны заглавия столбцов вашей таблицы. В главном меню перейти в подменю “Data”, затем  “Filter” и кликнуть на “AutoFilter”. На строке с заголовками таблицы появятся стрелки. Если кликнуть на стрелку появится ниспадающее меню со списком групп. Конечноже такие автофильтры полезны для тех столбцов в которых есть одинаковые, повторяющиеся записи, например такие как «Город» или «МФО» и «Название банка». Там где указаны уникальные данные, такие как номер расчетного счета, ИНН (индивидуальный налоговый номер) использовать автофильтр бесполезно. И тем не менее Excel предоставляет нам возможность использовать автофильтр по всем столбцам таблицы.

Отредактировано Aznaur (26-03-2012 23:13:06)

Средствами Excel можно делать некоторые манипуляции с текстовыми данными; в частности объединить значения нескольких столбцов в один (конкатенация), добавление кавычек и перевод значений в верхний регистр. Как показано на приведенной картинке.

А вот для того чтобы сделать обратные операции, т.е.изначально неструктурированный текст разбить на имя, форму собственности и отделить кавычки, средств программы Excel уже будет недостаточно. Нужно будет использовать встроенные функции VBA (Visual Basic for Application) либо написать их с нуля. Или экспортировать список в приложение Access и делать дальнейшие манипуляции уже там.

Отредактировано Aznaur (26-03-2012 23:18:59)

С помощью обычного Excel приложения и небольшого макроса (кода VBA) можно автоматизировать ежедневные рутинные операции, такие как выписка платежного поручения, и т.д. Которые, мы чаще всего склонны делать в Word, или если в Excel, то это связано со множеством дополнительных операций. В то время как, немножко разбираясь в VBA, можно весь процесс автоматизировать:

Отредактировано Aznaur (31-03-2012 15:43:05)

Недавно приобрел диск с 1С-Предприятие 8.2.
Довольно таки хитро сделанный софт. Автоматизация процессов доведена до такой степени, что можно почти ничего не зная о принципах устройства баз данных и их управлении, не зная других языков программирования, а только хорошо изучив 1С, можно разрабатывать приложения (конфигурации) практически для любых предприятий.
Так что беру свои слова обратно.