Ширина 100%

ФОРУМ ХОРЕЗМА

НГ

ФОРУМ О ХОРЕЗМЕ

Информация о пользователе

Привет, Гость! Войдите или зарегистрируйтесь.


Вы здесь » ФОРУМ О ХОРЕЗМЕ » Computerland » Excel and/or Access


Excel and/or Access

Сообщений 1 страница 20 из 31

1

Эта тема для пользователей приложения Excel - электронных таблиц и Access - системы управления базами данных. Наверное все уже знают как пользоваться электронными таблицами и что можно с их помощью сделать. Ими щас пользуются не только бухгалтера и торговые агенты, но и врачи, учителя и многие другие. Все, кому когда либо приходилось вносить информацию большого объема со множеством значений.
У меня есть желание сделать когда нибудь сайт на эту тему. Хотя в сети достаточно такой инфы, все же хочется сделать как то попроще, понятнее для простых пользователей. А можт он будет на двух языках, на русиш и узбекиш. Пока что буду кидать сюда свои наброски. Если у кого есть что добавить или спросить? Милости просим присоединится!

Отредактировано Aznaur (25-03-2012 20:19:14)

+1

2

Тема первая: 5 ошибок которые делают пользователи при вводе инфы в электронные таблицы:

1.Названия лучше записывать без кавычек и абревиатуру формы собственности лучше указывать в конце строки. Тогда появится возможность сортировать список по алфавиту.
2.Адрес лучше разбить на несколько столбцов. Отдельно указать город/село, отдельно название улицы и номер дома. Слово улица лучше вообще не писать или писать после названия. Либо в заглавии столбца указать улица/дом, и в записях указывать только название. Это позволит сортировать список и делать выборку по городам/селам, по улицам и т.д.
3.То-же самое с реквизитами. Нужно разбить в отдельные столбцы расчетный счет, МФО, название банка, ИНН клиента и т.д. В самих записях буквы «р/с» лучше не ставить. И тогда можно будет сортировать список и делать выборку по отдельным банкам.
4.Часто пользователи объединяют несколько ячеек, когда кажется что длинная строка не вмещается, либо по какой то другой причине. Иногда бывает нужно центрировать заголовок и для этого тоже делается объединение ячеек “Merge cells”. Если у вас большая таблица с большим количеством строк, тогда вам скорее всего нужно будет как то сортировать ваш списко. И тогда объединенные ячейки будут вам мешать. Программа просто выдасть ошибку. Лучше отказаться от объединений и делать компоновку внешнего вида таблицы другими методами.
5.В столбце «Баланс», или в любом другом столбце где указаны большие денежные значения, пользователи часто вводят разделители в виде запятых, точек или пробелов. Это делается для удобства чтения денежных сумм. Но программа принимает такие значения как текстовые и в дальнейшем появляется затруднение в обработке этих значений и выполнения с ними простейших арифметических операций. Целесообразней указать формат ячеек как цифровой с разделителями 1000, с отображением сотых (двумя значениями после запятой). Это можно сделать выделив нужный столбец и нажав правую кнопку мыши, в ниспадающем меню войти в “Format cells”. Далее выбрать формат “Number”, поставить галочку на “Use 1000 Separator” и значение 2 в “Decimal places”. И тогда данные будут иметь удобный для чтения вид и с ними можно будет выполнять любые арифметические операции.

Отредактировано Aznaur (14-04-2012 23:28:58)

0

3

Вот пример неправильного не оптимизированного ввода:
http://uploads.ru/i/L/2/G/L2Gwm.jpg

Эта таблица более оптимизирована для сортировки и фильтрации:
http://uploads.ru/i/0/J/F/0JFco.jpg

Отредактировано Aznaur (26-03-2012 20:29:24)

0

4

Устранив эти ошибки вы получите возможность более широко манипулировать данными и почувствуете что работать с таблицей стало намного проще и эффективнее. Если ваша таблица оптимизирована нужным образом, вы можете сделать автофильтр и производить выборку данных несколькими кликами мыша. Для этого нужно выделить строку на которой указаны заглавия столбцов вашей таблицы. В главном меню перейти в подменю “Data”, затем  “Filter” и кликнуть на “AutoFilter”. На строке с заголовками таблицы появятся стрелки. Если кликнуть на стрелку появится ниспадающее меню со списком групп. Конечноже такие автофильтры полезны для тех столбцов в которых есть одинаковые, повторяющиеся записи, например такие как «Город» или «МФО» и «Название банка». Там где указаны уникальные данные, такие как номер расчетного счета, ИНН (индивидуальный налоговый номер) использовать автофильтр бесполезно. И тем не менее Excel предоставляет нам возможность использовать автофильтр по всем столбцам таблицы.

Отредактировано Aznaur (26-03-2012 23:13:06)

0

5

Пример сортировки по алфавиту и выборки по банку:
http://uploads.ru/i/h/b/x/hbxyt.gif

Вот в принципе и все об оптимизации данных в электронных таблицах. Еще большую гибкость, а так-же возможность сверять данные с другими таблицами и добавлять информацию из других таблиц вы можете экспортировав свою Excel таблицу в Access. Если вы уже оптимизировали вашу таблицу так как было сказано выше – значить экспорт таблицы в Access должен пройти без затруднений.

Отредактировано Aznaur (26-03-2012 23:14:02)

0

6

Азнаур, спасибо за полезную тему!)
*Но, есть одно маленькое замечание: если названия, адреса и (банковские) номера счетов предприятий,
указанные в примере "реальные" (т.е. реально существующие) - плиз, замените их на более "безобидный"
вариант. Ощеннама надеюсь на понимание.))

0

7

Ну не знаю даже. Там я заметил ещё "реальные" адреса - месторасположения юрид.лиц.
Не думаю, что настоящий адресат (юрид или физ.лицо) обрадуется обнародованию его координатов
под вымышленными названиями. Хотя, может все это - сущие пустяки... :)

0

8

Средствами Excel можно делать некоторые манипуляции с текстовыми данными; в частности объединить значения нескольких столбцов в один (конкатенация), добавление кавычек и перевод значений в верхний регистр. Как показано на приведенной картинке.
http://uploads.ru/i/p/R/F/pRFGi.gif

А вот для того чтобы сделать обратные операции, т.е.изначально неструктурированный текст разбить на имя, форму собственности и отделить кавычки, средств программы Excel уже будет недостаточно. Нужно будет использовать встроенные функции VBA (Visual Basic for Application) либо написать их с нуля. Или экспортировать список в приложение Access и делать дальнейшие манипуляции уже там.

Отредактировано Aznaur (26-03-2012 23:18:59)

+1

9

Вообще, Access (или любая другая система управления базами данных) имеет гораздо больше преимуществ и средств для манипуляции данными. К примеру, список в Excel не гарантирует предотвращение дублированных записей. В списке может оказаться несколько записей по одному и тому же предприятию. Причем все три записи могут различаться написанию названий или адресов, по причине допущения орфографических ошибок либо сознательно сделанных стилистических вольностей. Access позволяет идентифицировать каждую отдельную строку таблицы, сделать её уникальной и гарантировано предотвратит дублирование. Кроме того, есть возможность назначить формат данных для каждого столбца (поля) и тогда программа ограничит ввод неверных данных и будет выводить сообщение об ошибке. Если это формат даты, туда будет невозможно ввести ничего кроме даты. Если формат чисел, невозможно будет ввести текстовые значения.
Хорошо отлаженное Access приложение очень удобно для микрофирм и частных предпринимателей. Продукт 1 С-бухгалтерия может быть для них слишком сложным и громоздким. А Access-приложение можно оптимизировать под каждое отдельное микро¬предприятие. В нем можно хранить данные по клиентам, собственные счета и реквизиты, распечатывать платежные поручения и счет-фактуры, выводить отчеты.

Отредактировано Aznaur (26-03-2012 23:22:25)

0

10

С помощью обычного Excel приложения и небольшого макроса (кода VBA) можно автоматизировать ежедневные рутинные операции, такие как выписка платежного поручения, и т.д. Которые, мы чаще всего склонны делать в Word, или если в Excel, то это связано со множеством дополнительных операций. В то время как, немножко разбираясь в VBA, можно весь процесс автоматизировать:
http://uploads.ru/i/n/f/q/nfqOY.gif

Отредактировано Aznaur (31-03-2012 15:43:05)

0

11

Млин! Тока заметил: в слове Сугдиёна затесалась лишняя букофка.

0

12

Aznaur написал(а):

для микрофирм и частных предпринимателей продукт 1 С-бухгалтерия может быть слишком сложным и громоздким.

Недавно приобрел диск с 1С-Предприятие 8.2.
Довольно таки хитро сделанный софт. Автоматизация процессов доведена до такой степени, что можно почти ничего не зная о принципах устройства баз данных и их управлении, не зная других языков программирования, а только хорошо изучив 1С, можно разрабатывать приложения (конфигурации) практически для любых предприятий.
Так что беру свои слова обратно.

0

13

Короч нравится мне этот софт. Буду делать конфигурацию под местные нужды. Понадобятся консультации практикующих бухгалтеров. Приём.

0

14

Aznaur написал(а):

Короч нравится мне этот софт. Буду делать конфигурацию под местные нужды.


Думаю, как раз на пользу представителям местной эстрады и не только пойдет!)
Учет выручки ежедневной вести, ну и по обслуживающему персоналу, кто, когда, сколько.))))
Желательно, персонизировать ПО, типа "1С, Такой-то, такой то")) Ну и естессно, в блесткой обертке ;)
:D (Ощеннама ехидно смеюсь тут)

0

15

Да, не скажи! У нас в регионе достаточно частный предприятих и микрофирм, во многом изменились торговые точки, и внешне и по принципу ведения дел. Но почему то бух.учет ведется по старинке. Насколько я знаю, бухгалтера ведут одновременно от 3 до 5 таких фирмочек и предпочитают вести учет так как привыкли.
Хотя казалось бы им просто необходимо воспользоваться прикладными программами. И быстрее и удобнее, да и точнее и надежнее будет. Просто большинство бухеров из старшего поколения, им не так уж просто освоить что-то новое. Будем надеется на молодежь.

Отредактировано Aznaur (24-07-2012 19:43:29)

0

16

Aznaur написал(а):

Хотя казалось бы им просто необходимо воспользоваться прикладными программами. И быстрее и удобнее, да и точнее и надежнее будет. Просто большинство бухеров из старшего поколения, им не так уж просто освоить что-то новое.


Хех! Какие программы!? Некоторые бухгалтера, которые видели Ленина (живым) до сих пор пользуются счетами для арифметических расчетов)))
Ну вот такими:
http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/thumb/7/7a/Schoty_abacus.jpg/200px-Schoty_abacus.jpg
:O

0

17

А "японкалла" как же??!

Отредактировано Aznaur (25-07-2012 20:44:29)

0

18

Aznaur написал(а):

А "японкалла" как же??!

Ну это уже поколение чуть моложе)))
Мне было 4 или 5 лет, когда я в первый раз своей жизни увидел калькулятор.
Он был действительно японский, емнип - касио, что ли. Принадлежал дяде,
который работал инженером на стройке. Так вот, я все время ждал, когда он
уйдет на работу, а после доставал из "тайника" калькулятор, вводил всякую
муть на дисплей - это было ощеннама интересно, а когда надоедало - незаметно
ставил обратно на место. И так - каждый день. Пока в школе не обзавелся своим!
Ну, а поколение пепси и некст уже приобщилось к компьютерам)

0

19

Вот, нашел толкучку прогеров 1С, типа нашего мардикор базара, тока цивильнее.

0

20

Короч, нашелся клиент на 1С. Последние 1,5 месяца тока этим и занят.
Но, как оказалось, много чего еще надо изучать в бух.учете. Особенно план счетов.
Ну, ниче, думаю прорвемся!
:glasses:

0


Вы здесь » ФОРУМ О ХОРЕЗМЕ » Computerland » Excel and/or Access


создать свой форум бесплатно